Integrale kostprijs berekenen: is jouw uurtarief gebaseerd op de juiste prijs?

Ben je een ondernemer of heb je jezelf vooral een drukke baan cadeau gedaan die slecht betaalt? Veel ondernemers maken werkweken van 40+ uren, maar kijken aan het einde van het kwartaal verbaasd naar hun lage banksaldo. De boosdoener? Ze hanteren een uurtarief dat gebaseerd is op de markt, maar hebben nooit de tijd genomen om hun integrale kostprijs te berekenen. In dit artikel lees je met welke formule je je kostprijs berekent en daarmee een realistisch uurtarief bepaalt.

Waarom is het berekenen van de integrale kostprijs belangrijk voor het uurtarief van ondernemers?

Marktconforme tarieven zijn een slechte raadgever voor je portemonnee. Bij het bepalen van hun uurtarief, kijken veel ondernemers naar wat vakgenoten vragen, om daar vervolgens iets boven of onder te gaan zitten. Maar een gezond uurtarief begint altijd bij jouw persoonlijke situatie en niet bij die van je concurrent.

Het gevaar van zomaar een uurtarief overnemen is dat je geen rekening houdt met 'verborgen winstvreters'. Dit zijn kosten die je wel maakt, maar die nooit op een factuur verschijnen en onderaan de streep een behoorlijke kostenpost vormen. Denk aan de afschrijving van je laptop, je verzekeringen of de administratieve uren die je niet factureert. Als je deze kosten niet standaard meeneemt in je uurtarief, loop je het risico dat je uiteindelijk veel werkt voor een minimaal salaris.

Bovendien variëren dit soort kostenposten per ondernemer. Denk bijvoorbeeld aan de huurkosten voor een bedrijfspand. Waar jij misschien € 3.000,- per maand betaalt, huurt je concurrent mogelijk een pand voor de helft minder. En liggen zijn totale kosten hierdoor misschien lager. En daar baseer jij dan je uurtarief op?

Wat is het verschil tussen directe en indirecte kosten om een minimale kostprijs te berekenen?

Eerst je integrale kostprijs berekenen en daar je uurtarief op baseren, is de enige manier om financieel een gezonde koers te varen. Je berekent je minimale integrale kostprijs door al je bedrijfskosten en je gewenste inkomen bij elkaar op te tellen en dit te delen door je declarabele uren. Je bedrijfskosten bestaan uit directe kosten, maar ook uit indirecte kosten. Dit is het verschil:

Directe kosten

Dit zijn kosten die je rechtstreeks aan een product of dienst kunt koppelen. Bijvoorbeeld:

• Inkoop van grondstoffen, materialen en meer
• Software-licenties voor klanten
• Inhuur van andere partijen
• Declarabele uren
• Specifieke reiskosten voor een project

Dit zijn ook vaak de kosten die ondernemers meenemen in een offerte.

Indirecte kosten 

Dit zijn kosten die niet aan een product of dienst gekoppeld zijn, maar aan je bedrijfsvoering in het algemeen. Denk aan kosten als:

• Huisvesting: huur van je kantoor of werkplek, gas, water, licht etc.
• Apparatuur en software: afschrijving van je laptop, telefoonabonnement, CRM-systemen, boekhoudpakketten etc.
• Verzekeringen en pensioen: arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV), beroepsaansprakelijkheidsverzekering, pensioenopbouw etc.
• Marketing en sales: je website, advertentiekosten, reiskosten voor netwerkevents etc.
• Algemene kosten: bankkosten, kosten voor je boekhouder etc.

Indirecte kosten zijn kosten die ondernemers vaak vergeten mee te berekenen in hun uurtarief. En dus uiteindelijk onbetaald blijven.

Welke formule gebruik je voor een integrale kostprijs berekening?

Om uiteindelijk je uurtarief te bepalen, wil je weten wat je minimale kostprijs is. Daarvoor gebruik je de volgende formule:

Minimale kostprijs per uur = (jaarlijkse bedrijfskosten + gewenst bruto inkomen*) ÷ declarabele uren per jaar

Je wilt dat je uurtarief ruim boven je minimale kostprijs ligt. Stel dat je na deze rekensom ontdekt dat je werkelijke kosten op € 92,37 per uur liggen. Dan weet je dat je met een uurtarief van € 90,- niet uitkomt. En ook dat een tarief van € 95,- alsnog aan de krappe kant is, want dit biedt weinig ruimte voor onverwachte uitgaven of een buffer op te bouwen.

*Let op dat het hier om het gewenst bruto inkomen gaat. Dit is dus je gewenste inkomen vóór belastingaftrek. Stel dat je minimaal € 80.000,- per jaar aan netto inkomen wilt en je betaalt 40% belasting, dan ligt het gewenst bruto inkomen op € 133.333,- per jaar.

Hoe bereken je je declarabele uren realistisch?

Bij een minimale kostprijs berekening maken ondernemers soms een cruciale fout: ze gaan uit van een te hoog aantal declarabele uren. Het feit dat jij 40 uur per week hebt om te werken, betekent niet dat je al die uren kunt factureren. Om een reële kostprijs te krijgen, moet je de volgende 'onzichtbare' uren eerlijk meerekenen:

Administratie en beheer: Kijk er niet van op als je gemiddeld 20% tot 25% van je werktijd kwijt bent aan administratieve handelingen als facturatie, mailing en de boekhouding. Dat zijn al snel tientallen uren per maand die je ergens van moet betalen.

Acquisitie en netwerken: Iedere kennismakingsgesprek met een potentiële klant is een investering. Als je meerdere kennismakingsgesprekken per week voert, moet die tijd gefinancierd worden door de uren die je wél factureert.

Ziekte en vakantie: Als werknemer word je doorbetaald, maar als ondernemer niet. Je moet per gewerkte uur een buffer opbouwen om je vrije dagen en eventuele ziekte op te vangen.

Werken áán je bedrijf: Tijd die je besteedt aan strategie, het volgen van een training of het verbeteren van je processen is essentieel voor groei, maar onbetaald op de korte termijn.

Uit onderzoek blijkt dat van de 40 uur die een ondernemer in een week werkt, er vaak maar 20 tot 25 declarabel zijn. 

Verhoog je winst door je kostprijs te verlagen

Soms zit de winst niet in een hoger uurtarief rekenen, maar in het verlagen van je eigen kostprijs. Om je een voorbeeld te geven: een fotograaf die het liefst achter de camera staat, besteedt zijn fotobewerking uit in het buitenland voor een fractie van zijn uurloon. Terwijl hij slaapt, wordt het werk gedaan. Hierdoor kan hij meer tijd besteden aan het fotograferen zelf en meer klanten helpen, wat hem dus ook meer inkomsten oplevert. Hij begrijpt zijn kostprijs en weigert zijn kostbare tijd te verspillen aan werk dat hij goedkoper kan inkopen. Zo maximaliseert hij zijn winst per gewerkt uur.

Uiteindelijk kunnen te hoge kosten in van alles zitten. Misschien betaal je ongemerkt voor dubbele abonnementen. Of kun je prima naar een lager softwarepakket downgraden. Het is lang niet altijd nodig om de nieuwste programma's en tools aan te schaffen. Kijk vooral naar wat past bij jouw bedrijf en jouw bedrijfsvoering daadwerkelijk efficiënter maakt. Of probeer taken te bundelen zodat je ze in één keer kunt uitvoeren. Elke vijf minuten die je bespaart per factuur, is pure winst onderaan de streep.

Start vandaag met je kostprijs berekenen

Stuur niet langer op je gevoel of op wat de concurrent doet. Als je je integrale kostprijs goed doorberekend hebt en je je uurtarief daarop baseert, geeft dat je financiële rust in je onderneming.