Micromanagement: waarom je alles blijft controleren en wat het je kost

Je noemt het zelf geen micromanagement. Je noemt het ‘betrokken zijn’. Je weet wel, van die momenten dat je toch even meekijkt met een medewerker omdat het om een belangrijke klant gaat. Of liever zelf nog even snel naar een voorstel kijkt. Maar ondertussen gaat er geen mail de deur uit zonder dat jij hem gezien hebt en wordt er nooit een besluit genomen zonder jouw akkoord. 

En ergens weet je wel dat je je team te veel controleert. Maar weet je ook waarom je dat doet en hoeveel het je uiteindelijk kost? In dit artikel laat ik je zien hoe je micromanagement bij jezelf herkent, waar het écht vandaan komt en waarom het je bedrijf meer schaadt dan die ene fout die je ermee voorkomt.

Wat is micromanagement? 

Micromanagement is een manier van leidinggeven waarbij je het werk van je team tot in detail volgt, controleert en corrigeert. Je bemoeit je niet alleen met wát er gebeurt, maar vooral met hóe het gebeurt. Elke stap loopt via jou.

Het lastige aan micromanagement is dat je vaak niet doorhebt dat je het doet. Voor jou voelt het namelijk niet als controleren, maar als verantwoordelijkheid nemen. Jij hebt dit bedrijf opgebouwd, jij kent de klanten, jij weet hoe het hoort. Dat je overal bovenop zit, voelt voor jou dus logisch en zelfs professioneel.

Maar jouw teamleden zien je intentie niet, zij zien alleen je gedrag. En voor hen voelt jouw gedrag als wantrouwen en controledrang. Hieronder lees je hoe dat gedrag er in de praktijk uitziet.

5 voorbeelden van micromanagement in de praktijk

Neem onderstaande vijf situaties eens door en vraag jezelf af: gebeurt dit af en toe of altijd?

• Je staat in de cc van vrijwel iedere mail. Niet omdat je overal op reageert, maar omdat je niets wilt missen. Meelezen voelt als grip hebben op de situatie.
• Je doet het werk van je team ‘even snel’ zelf over. Het projectplan van je medewerkers zat prima in elkaar, maar je herschrijft het toch. Sneller dan uitleggen wat er anders moet, denk je. Je team leert er alleen niets van, behalve dat hun versie toch nooit goed genoeg is.
• Er wordt geen besluit zonder jou genomen. Ook niet over dingen waar je eigenlijk niets van hoeft te vinden. Je team is er gewend aan geraakt om te wachten op jouw akkoord en jij bent er gewend aan geraakt om hiervoor gevraagd te worden.
• Je vraagt tussendoor steeds ‘hoe het ervoor staat’. Zo weet je tenminste dat er niets verkeerd gaat. Voor jou voelt dit als interesse tonen. Voor je medewerker is het bewijs dat je niets los kan laten.
• Op vakantie check je iedere dag even je mail. Niet omdat er iets speelt, maar omdat je niet gelooft dat het anders goed gaat zonder jou.

Herken je er twee of meer als jouw standaard leiderschapsstijl, dan ben je hoe dan ook aan het micromanagen. Er rest dan maar één vraag die je jezelf wilt stellen: waarom doe je dat?

Waarom je micromanaget: de oorzaak zit niet in je karakter

Veel artikelen over micromanagement houden het op ‘een gebrek aan vertrouwen’ of ‘angst voor fouten’ om uit te leggen waarom iemand micromanaget. Hoewel dat ergens juist is, verklaart het niets. Want waarom vertrouw je je team niet als je deze mensen zelf hebt aangenomen?

Het antwoord vind je een laag dieper. Micromanagen is geen karakterprobleem, het is eerder een systeemprobleem. In veel bedrijven zit de kennis over hoe het werk moet, wat de kwaliteitsdrempel is en welke targets er behaald moet worden maar op één plek: in het hoofd van de ondernemer. Er staan geen vastgelegde werkwijzen op papier, er zijn geen duidelijke kaders en er is geen beslisruimte afgesproken met de teamleden. Jouw aandacht is het enige kwaliteitssysteem dat je bedrijf heeft.

Als jouw aandacht het enige kwaliteitssysteem is, dan is alles controleren geen afwijking. Dan is het rationeel gedrag. Natuurlijk kijk je overal naar, want als jij niet kijkt, kijkt er niemand. Het probleem is alleen dat je daarmee in een cirkel terechtkomt: omdat er geen systeem is, controleer jij alles. En omdat jij alles controleert, neem je niet de moeite om een systeem te bouwen. Je bent zelf het systeem geworden.

Daarom werkt ‘meer leren loslaten’ in dit geval ook niet. Loslaten zonder systeem biedt nooit vertrouwen. Je voelt dat zelf ook en dus grijp je bij het eerste ‘foutje’ weer in. In mijn artikel over je bedrijfsvoering optimaliseren met een business blueprint lees je meer over hoe je die kennis uit je hoofd krijgt en systemen opbouwt. 

Wat micromanagement je uiteindelijk kost

Misschien denk je nu: dit is gewoon de manier hoe ik werk en op dit moment werkt het. Maar dan stap je een enorme valkuil in. Hoewel je nu niet direct de gevolgen van micromanagement opmerkt, kan je er uiteindelijk een hoge prijs voor betalen. Dat zie je terug op drie plekken:  

Je team

Mensen die structureel gecontroleerd en gecorrigeerd worden, stoppen met nadenken. Niet omdat ze hun werk niet kunnen doen, maar omdat het geen zin voor ze heeft. Elk voorstel wordt toch aangepast aan hoe jij het wil. Vaak zie je ook dat de beste mensen, degenen die juist zelfstandig willen werken en eigenaarschap tonen, als eersten vertrekken. Wat overblijft is een team dat precies doet wat jij zegt en niets meer dan dat. De teamdynamiek is ver te zoeken.

Je bedrijf

Als elk besluit via jou loopt, bepaalt jouw agenda het plafond van je bedrijf. Je bedrijfsgroei stokt niet omdat er geen klanten zijn, maar omdat alles en iedereen op jou moet wachten. Je bent zogezegd de bottleneck in je eigen bedrijf. Als jij niets verandert, houd je dit in stand.

Jijzelf

Jouw werkweek zit vol met controles, corrigeren en beslissingen nemen over andermans werk. Het werk waarmee je ooit begon als ondernemer, komt er niet meer van. En de constante staat van paraatheid, het altijd bereikbaar zijn, altijd eindverantwoordelijk zijn voor elk detail, is een shortcut naar overbelasting. Micromanagement en burn-out worden niet voor niets vaak in één adem genoemd.

Dit is uiteindelijk de prijs van wat jij ‘betrokken zijn’ noemt. Misschien voorkom je zo nu en dan een fout op deze manier. Of zorg je ervoor dat een project net iets beter afgerond wordt. Maar tegelijkertijd lever je in op je team, je bedrijfsgroei én jezelf. Genoeg redenen om micromanagen af te leren. 

De eerste stap in het afleren van micromanagen: één ding niet controleren

De oplossing om het micromanagen los te laten, begint niet bij een plan. Het begint bij het doorbreken van de cirkel. En dat kan alleen door voor jezelf bewijs te verzamelen dat het anders kan:

Kies deze week één taak of beslissing uit die je normaal gesproken controleert bij een medewerker en controleer hem bewust niet. Kies niet de kleinste en minst belangrijke taak uit, maar begin ook niet direct bij je grootste. Begin met iets wat ertussenin valt. Bespreek vooraf met je medewerker wat het resultaat moet zijn en wanneer het af moet zijn en bemoei je tussentijds niet met de uitvoering. Kijk pas weer mee wanneer het afgerond is.

De kans is groot dat de uitwerking of het resultaat anders uitpakt dan wanneer jij het gedaan zou hebben. Dat is ook niet het punt. De vraag is of het goed genoeg was om het doel te bereiken. Zo ja, dan heb je zojuist ontdekt dat ‘anders dan ik het zou doen’ niet hetzelfde is als ‘fout’. 

Veelgestelde vragen over micromanagement

Wat is het verschil tussen micromanagement en betrokken leiderschap?

Betrokken leiderschap richt zich op het resultaat en de persoon die de uitvoering doet. Je vraagt je af: is het doel helder en heeft mijn medewerker wat hij nodig heeft om dat doel te bereiken? Micromanagement richt zich op de uitvoering: doet hij het zoals ik het zou doen? Zodra ‘hoe’ belangrijker wordt dan ‘wat’, ben je aan het micromanagen.

Is micromanagement altijd slecht?

Nee. Bij een crisis, een nieuwe medewerker of een taak met grote risico's is intensief meekijken tijdelijk verstandig. Het wordt pas een probleem als het je standaard leiderschapsstijl is. Tijdelijk strak aansturen kan een slimme en bewuste keuze zijn. Permanent alles controleren is een systeemfout.

Wat is het tegenovergestelde van micromanagement?

Macromanagement. Daarbij stuur je op resultaat in plaats van op de uitvoering. Je spreekt af wat er af moet zijn en wanneer. Je medewerker bepaalt zelf hoe hij daar komt. Net als micromanagement kan ook macromanagement verkeerd uitpakken. Wie alleen nog op afstand aanstuurt zonder duidelijke werkwijzen en afspraken te maken, laat zijn team zwemmen. Loslaten werkt alleen als er iets is om op terug te vallen.

Hoe stop ik met micromanagen?

Niet door jezelf voor te nemen om de controle los te laten. Dat houdt geen een ondernemer vol zolang zijn aandacht het enige vangnet is. Je stopt ermee door systemen te bouwen die jouw controle overbodig maken. Begin met het experiment in dit artikel en bouw van daaruit verder.